До 10 червня 2026 року українцям встановили крайній термін, у який паперові трудові книжки мають бути переведені в електронний формат. Але ключова проблема ширша – для підтвердження пенсійного страхового стажу однієї трудової книжки часто недостатньо.
Йдеться про періоди роботи до 1 січня 2004 року. Саме з цієї дати дані про страховий стаж почали автоматично накопичуватися в електронному реєстрі. Усе, що було раніше, доводиться доводити документально – і тут виникають ризики.
Втрачений або пошкоджений паперовий документ може обернутися серйозними наслідками. У таких випадках людині доводиться відновлювати архівні довідки, звертатися до суду або навіть шукати свідків. І навіть це не гарантує, що всі роки роботи зарахують до стажу.
Саме тому перехід в електронний формат стосується не лише трудових книжок, а й цілого переліку супутніх документів, які впливають на майбутні пенсійні нарахування.
Що саме варто перевести в цифровий формат
Фахівці радять не обмежуватися лише записами про роботу. Для повноцінного підтвердження страхового стажу важливо також оцифрувати інші документи, які можуть впливати на його зарахування.
До переліку входять:
- дипломи та інші документи про освіту;
- військовий квиток;
- свідоцтва про народження дітей;
- довідки про догляд за дитиною;
- посвідчення про державні нагороди;
- інші офіційні документи, що підтверджують періоди стажу.
Усі ці папери можуть відігравати роль у підтвердженні окремих періодів роботи або соціально значущих перерв, які зараховуються до страхового стажу. Якщо вони не збережені або недоступні, частина трудового шляху може просто не врахуватися.
Найбільший ризик виникає саме для «старих» періодів до цифрового обліку, коли кожен запис підтверджувався виключно паперовими документами.
Чи змінять дедлайн і хто ризикує не встигнути
Наразі кінцева дата оцифрування трудових книжок залишається незмінною – 10 червня 2026 року. Водночас у парламентському комітеті з питань соціальної політики розглядають можливість продовження цього терміну.
Причина доволі практична – значна частина громадян фізично не встигає пройти процедуру. Насамперед це стосується окремих категорій:
- військовослужбовців;
- людей, які перебувають на тимчасово окупованих територіях або в зонах бойових дій;
- українців, які проживають за кордоном.
Попри можливі зміни строків, загальний підхід залишається незмінним – держава переходить до повного електронного обліку трудового стажу.
Водночас експерти нагадують ще один критичний момент. Страховий стаж зараховується лише за умови сплати страхових внесків. Тому важливо не лише зберегти й оцифрувати документи, а й перевірити, чи роботодавець реально сплачував внески, а всі дані відображені в реєстрі.